A importância da escrituração contábil na gestão empresarial

Uma empresa que não possui escrituração contábil é uma organização sem memória, sem identidade e sem as mínimas condições de sobreviver ou de planejar seu crescimento. As informações geradas pela Contabilidade são úteis e de interesse de uma extensa gama de usuários, que podem ser internos (administradores em todos os níveis) ou externos (investidores, Fisco, instituições financeiras, etc.).

O que frequentemente ocorre nas empresas é a tomada de decisão baseada somente na intuição dos gestores, dispensando ou subutilizando as informações contábeis, seja por desconhecimento do real objetivo da contabilidade que é fornecer informação para a tomada de decisão, seja pelo uso restritivo e inadequado da mesma como, por exemplo, somente para atender a normas fiscais. Não é que a intuição deve ser dispensada no processo de tomada de decisão. Ainda mais que ela é um componente importante neste processo. Porém, em decisões importantes - e a maioria das decisões tomadas à frente de uma empresa é importante - ela não pode ser o único componente relevante. Ou seja, a intuição será mais bem utilizada no processo de decisão, quanto melhor e mais completo for o conjunto de informações utilizadas na escolha das alternativas.

Há tempos a contabilidade deixou de ser apenas um instrumento para atender ao Fisco para ser uma importante ferramenta de gestão. Isto, é claro, quando a empresa faz a escrituração contábil. Portanto, saber usar os números contábeis que até pouco tempo ficavam guardados e esquecidos nos livros e relatórios da contabilidade pode diferenciar o empresário de sucesso.

A falta de preocupação com a escrituração contábil por parte do empresário ou do administrador, principalmente da pequena e média empresa, acarreta uma série de desvantagens que certamente põem em risco a rentabilidade e sobrevivência do negócio. Pela análise dos benefícios de se escriturar, ficam claros os prejuízos da omissão:

a) Se a empresa enfrenta dificuldades financeiras, tem o direito de pedir o benefício da recuperação administrativa e judicial, porém, um dos principais requisitos para a obtenção desse benefício é que se apresente, em juízo, as demonstrações contábeis baseada na escrituração contábil, a relação dos credores e o livro diário escriturado até a data do requerimento, bem como um balanço especialmente elaborado. No caso da falência para que a mesma não seja considerada fraudulenta, a empresa deve cumprir o mesmo ritual relativo à concordata.

b) Em relação às questões trabalhistas, a empresa que não possui escrituração contábil fica em situação vulnerável diante da necessidade de comprovar, formalmente, o cumprimento de obrigações trabalhistas, pois o ônus da prova cabe à empresa, que a faz, mediante a constatação do registro no livro diário através de perícia contábil judicial.

c) As divergências que, porventura, surjam entre os sócios de uma empresa podem ser objetos de uma perícia contábil para apuração de direitos ou responsabilidades. A ausência da escrituração contábil inviabilizará a realização desse procedimento técnico esclarecedor. O Código de Processo Civil dispõe que os livros contábeis preenchidos dentro dos requisitos exigidos por lei, provam também a favor do seu autor no litígio entre empresários.

d) O regulamento da Previdência Social prevê que a fiscalização poderá examinar a escrituração contábil e qualquer outro documento da empresa, a fim de validar se a contabilidade registra o movimento real da remuneração dos segurados a seu serviço. O que o empresário desconhece é que a não manutenção de escrituração contábil regular pode ser tipificada como crime de sonegação de contribuição previdenciária, com pena de reclusão de dois a cinco anos e multa.

e) O Código Tributário Nacional expressa a importância da manutenção da escrituração contábil, quando menciona que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos realizados, devem ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários a que se referem.

f) A legislação fiscal considera isento do imposto de renda a distribuição de lucro aos sócios comprovada na escrituração contábil, o que configura uma vantagem na adoção da contabilidade.

g) O Código Civil brasileiro determina que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico. Esta obrigação alcança também a empresa enquadrada no Simples Nacional, somente está dispensado da escrituração contábil o Microempreendedor Individual (MEI).

h) A manutenção de escrituração contábil dentro das normas da legislação empresarial e fiscal faz prova a favor da empresa em caso de auto de infração emitida pelo Fisco por crime contra ordem tributária.

i) O empresário necessita de informações para a tomada de decisões e a escrituração contábil é que oferece os dados formais, científicos e universais para maior controle financeiro e econômico para atender essa necessidade, como também para facilitar o acesso as linhas de créditos. A decisão de investir, de reduzir custos, de modificar uma linha de produtos, ou de praticar outros atos gerenciais deve se basear em dados técnicos extraídos dos registros contábeis, sob pena de pôr em risco o patrimônio da empresa e do próprio empresário.

j) A falta da escrituração contábil é uma das principais dificuldades para se avaliar a economia informal, que distorce tanto as estatísticas no Brasil. O desconhecimento da realidade econômica gera decisões completamente dissociadas das necessidades das empresas e da sociedade em geral, o que tem causado prejuízos irrecuperáveis ao País. O registro contábil é importante para, entre outros aspectos, analisar as causas que levam um grande número de pequenas empresas a fecharem suas portas prematuramente.

m) A partir de 2012, é fundamental fazê-la, sobretudo quando a empresa for optante Simples Nacional para que a empresa permaneça enquadrada no regime simplificado de recolhimento de tributos.

Conclui-se, então, que a contabilidade não é um luxo, muito menos um gasto, mas uma necessidade de todo empresário que deseje a prosperidade do seu negócio.

A escrituração contábil completa é incontestavelmente necessária à empresa de qualquer porte, como principal instrumento de defesa, controle e gestão do seu patrimônio. Empresário, converse com um profissional da Contabilidade e busque mais informações sobre a importância da escrituração contábil. Evite aborrecimento futuros!

(Henrique Ricardo Batista é presidente do Conselho Regional de Contabilidade de Goiás, contador, especialista em Análise e Auditoria Contábil, empresário contábil, professor universitário. Vogal suplente da Juceg.)

Fonte: Diário da Manhã

O SPED e a atual conjuntura Brasileira!

A Personnal Contábil foi criada visando ser a ferramenta de tomada de decicões do empresariado, no que tange as novas normas internacionais de contabilidade IFRS, bem como se preparar de forma adequada para as exigências do SPED Contábil, Fiscal e Social qua atingira a todos até 2014. Para isto os Senhores empresarios devem adotar as providências que devem ser implementadas, visando para ficarem imunes das penalidades que serão impostas pela Secretaria da Receita Federal entre outros órgãos, bem como resguardar-se nesta era das informações On-Line a que o fisco atualmente já possuem atráves do sistema Herpia desenvolvido pelo ITA e UNICAMP, sistema este que pode fazer uma varredura de empresas em 10 minutos equivalente a população do Brasil, Estados Unidos e Alemanha juntos.

O que é o SPED e como ele impacta a sua empresa

Se existe um assunto quente no mundo atual da contabilidade, este assunto é o SPED e suas variações: SPED Contábil, SPED Fiscal, EFD Contribuições, NFe e por aí vai.

Uma coisa bem importante de saber é o que é o SPED e como ele vai impactar a contabilidade da sua empresa. Especialmente o EFD-Contribuições, que afetará muitas empresas agora no curto prazo.

1- O que é o SPED?

É o Sistema Público de Escrituração Digital. Basicamente, os responsáveis por acompanhar processos contábeis falaram “Hum, acho que chega de papel, hein?!”. Com isso, traçaram um plano para transformar tudo que é escrituração (documentos contábeis que toda empresa tem que entregar) em arquivo digital, indo de camada em camada. Esse processo começou em 2007.

2- Quais são os tipos de SPED e como isso atinge cada tipo de empresa?

SPED Contábil

O que é – ele substitui os Livros: Diário e Razão. Ou seja, em vez de fazer 2 livros físicos, se faz 1 arquivo digital.
Quem participa – empresas com tributação pelo lucro real.
Previsão de adoção para outros tipos de empresa – nenhuma.

SPED Fiscal

O que é – empresas que lidam com produtos devem fazer o livro de saídas, entradas, apuração para IPI e ICMS, para que esses impostos sejam pagos sobre as diferenças dos valores. Com o SPED Fiscal, isso tudo vira digital e ainda há o PVA (Programa Validador e Assinador), que faz uma pré-avaliação para identificar campos mal preenchidos.
Quem participa – empresas Contribuintes do ICMS e IPI, exceto aquelas dispensadas (verificar com seu contador, pois varia de estado para estado)
Previsão de adoção para outros tipos de empresa – nenhuma.

NFe

O que é – a boa, velha e obrigatória nota fiscal de produtos, mas no formato digital.
Quem participa – a lei é estadual, então verifique isso em seu estado. Por exemplo, em SP, as principais empresas obrigadas são de atacado, indústria e aquelas que realizem operações interestaduais.

NFSe

O que é – a boa e velha nota fiscal de serviços no formato digital.
Quem participa – a lei é municipal, então verifique a obrigatoriedade e como sua cidade irá adotar o formato digital.

EFD-Contribuições

Quem participa – É aqui que tudo muda, já que empresas tanto de Lucro Real quanto Lucro Presumido devem adotar. A grande questão é que o pessoal de Lucro Presumido teve algumas alterações de última hora e tem pouco tempo pra se acertar.
O que é – ele substitui a DACON, declaração que demonstra o cálculo do PIS e COFINS. E, desde muito pouco tempo, ele também serve para demonstrar o valor “Contribuição Previdenciária sobre a Receita”.
Por quê? Alguns setores (cheque com sua associação de classe) sofreram uma substituição tributária: em vez de pagarem a contribuição de INSS sobre o salário dos funcionários, empresas desses setores passaram a pagar a “Contribuição Previdenciária sobre a Receita”.
Quais são as datas? Para PIS e COFINS a previsão de implementação era julho/2012, porém com essa substituição tributária do INSS, o trabalho com o EFD-Contribuições já começa em maio para o pessoal do lucro presumido.

3- O que é preciso para se preparar?

Primeiro, combine o processo com o seu conosco e tenha certeza de que a adaptação esteja dentro das novas regras.

Segundo, todos esses livros e documentos (no formato não digital) devem ser assinados por um dos sócios como validação dos dados – o que é uma obrigatoriedade da legislação.

Essa obrigação não muda pelo fato de eles serem digitais. Ou seja, para a validação da documentação digital, será obrigatório que o sócio tenha um certificado digital pessoal.

Além disso, vale sempre a pena lembrar que uma boa ferramenta de gestão financeira pode facilitar muito o seu dia-a-dia.